El módulo de Contactos es el directorio central de todos los clientes y proveedores con los que la empresa hace negocio. Un mismo contacto puede ser cliente, proveedor o ambos a la vez (común con empresas con las que también se intercambian servicios). Es el módulo "horizontal" del ERP: alimenta el POS, las cuentas por cobrar y por pagar de Contabilidad, las cotizaciones y oportunidades de Ventas, y los comprobantes fiscales del módulo de e-CF.
Una empresa típica empieza con 50-100 contactos al ponerse al día y, con el tiempo, llega a tener miles. Por eso conviene desde el primer día establecer convenciones de nombrado, uso de etiquetas y asignación de vendedores - de lo contrario el directorio se vuelve un caos al año.
| Término | Significado |
|---|---|
| Cliente | Contacto al que la empresa le vende. Aparece en POS, AR, cotizaciones, oportunidades y e-CF emitidos. |
| Proveedor | Contacto al que la empresa le compra. Aparece en AP, recepciones de e-CF, reporte 606. |
| Ambos | Contacto que es a la vez cliente y proveedor. Común con empresas con las que se hacen intercambios. |
| RNC | Registro Nacional del Contribuyente - identificador fiscal de empresas. |
| Cédula | Identificador fiscal de personas físicas dominicanas. |
| NCF | Número de Comprobante Fiscal - el formato de la factura que se le emite al cliente. |
| Tipo de NCF | Consumo (E32, sin retención) o Crédito Fiscal (E31, con derecho a deducir ITBIS). |
| Etiqueta | Tag libre para segmentar contactos (VIP, Mayorista, Empleado, etc.). |
| Vendedor asignado | Empleado responsable del cliente; aparece en oportunidades y comisiones. |
Vaya a Contactos en el menú lateral y haga clic en Agregar Contacto.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Tipo de entidad | Compañía o Persona. Determina si en el e-CF aparece como persona jurídica o física. |
| Tipo de contacto | Cliente, Proveedor o Ambos. |
| Código | Identificador corto interno. Una vez creado el contacto, no se puede cambiar. Use convenciones como CLI-0001 o el RNC. |
| Nombre | Nombre completo (Persona) o Razón Social (Compañía). Es lo que aparece en facturas. |
| Nombre Comercial | Marca o nombre con el que se conoce comercialmente. Opcional. |
| Tipo de documento | RNC, Cédula, Pasaporte (extranjeros) o NIF. |
| Número de documento | Solo dígitos cuando es RNC o Cédula. Sin guiones, sin espacios - el sistema rechaza el reporte 606/607 si llevan caracteres extra. |
| Obligatorio. Es donde se envía el e-CF emitido. Sin email no se puede facturar. | |
| Teléfono | Móvil o fijo, con código de país recomendado (+1809...). |
| Dirección | Dirección física. Aparece en el e-CF si está completo. |
| Ciudad | |
| Provincia | |
| Etiquetas | Tags libres. Escriba y presione Enter por cada etiqueta. Vea más abajo. |
| Sitio web | Para registro y a veces para enviar enlaces. |
| Moneda | DOP por defecto. USD u otras si el contacto opera en moneda extranjera. |
| Activo | Marcado por defecto. Desmárquelo para "archivar" sin borrar. |
| Código | Significado |
|---|---|
| PA | Avanzado (paga antes de recibir) |
| PI | Inmediato (paga al recibir) |
| P7D | A 7 días |
| P10D | A 10 días |
| P15D | A 15 días |
| P30D | A 30 días (más común) |
| P60D | A 60 días |
| P90D | A 90 días |
Haga clic en cualquier fila de la lista para abrir el cajón lateral con el detalle. Todos los campos son editables excepto el Código (es la llave inmutable del contacto).
Las modificaciones se guardan al hacer clic en Guardar. No se versiona el historial de cambios; si necesita rastrear quién cambió qué, vaya al log de auditoría (permiso reports.audit_log.read).
La lista de contactos soporta:
La búsqueda se hace del lado del servidor, así que encuentra resultados en toda la base, no solo en la página visible.
Las etiquetas son tags libres que cada empresa define según sus necesidades. Algunos usos típicos:
| Etiqueta | Para qué |
|---|---|
VIP |
Clientes premium, atención prioritaria |
Mayorista |
Clientes que reciben precios especiales |
Moroso |
Clientes con historial de pagos lentos |
Empleado |
Empleados de la empresa que también compran (descuento) |
Internacional |
Para distinguir clientes fuera de RD si no usa el campo dedicado |
Empresa / Particular |
Segmentación rápida sin abrir el contacto |
Constructor, Oficina, Restaurante |
Por vertical de cliente |
Para agregar una etiqueta, escríbala en el campo Etiquetas y presione Enter. Para quitar una, haga clic en la X de su chip.
Las etiquetas no son jerárquicas (no hay sub-etiquetas) y son strings libres - dos etiquetas con la misma palabra pero distinto formato (vip vs VIP) son distintas. Conviene establecer una convención de mayúsculas/minúsculas desde el principio.
Para clientes que tienen un vendedor responsable, asígnelo en el campo Vendedor. Este empleado:
El vendedor debe existir como empleado activo en el módulo de Nómina. No es un usuario del sistema necesariamente; es la entidad de empleado.
Reasignar un vendedor a otro empleado afecta solo a las operaciones futuras. Las cotizaciones, oportunidades y comisiones ya generadas mantienen el vendedor con que se emitieron.
El campo Número de documento debe contener solo dígitos. Sin guiones, sin espacios, sin puntos. La razón es que los reportes oficiales de la DGII (606, 607) usan ese valor sin transformación, y la DGII rechaza archivos donde el RNC trae caracteres extra.
Axentra no valida hoy contra la base de la DGII en tiempo real al escribir el documento. La validación ocurre cuando se intenta firmar y enviar el e-CF: si el RNC no existe, la DGII rechaza el comprobante con código específico.
Los contactos se manejan sin permisos específicos en la versión actual. Cualquier usuario con acceso al sistema puede crear, editar y consultar contactos. La razón: los cajeros del POS necesitan poder dar de alta clientes nuevos sobre la marcha, y los equipos de AR/AP necesitan administrar proveedores.
Si necesita restringir el acceso, use roles personalizados que oculten la sección Contactos del menú (ver Roles y Permisos). En la operación, el log de auditoría registra cada creación y modificación con el usuario responsable.
"No puedo facturar a este cliente"
Verifique que tenga email llenado. El e-CF requiere email para enviar el comprobante. También verifique que esté Activo.
"El RNC del cliente lo rechaza la DGII"
El RNC tiene caracteres no numéricos (espacios, guiones, letras). Edite el contacto y deje solo dígitos.
"El cliente debe pagar pero no aparece en cuentas por cobrar"
Verifique que el contacto sea Cliente o Ambos. Si solo es Proveedor, no genera registros en AR.
"El e-CF salió como E32 cuando debió ser E31"
El Tipo de NCF del cliente está en Consumo. Cámbielo a Crédito Fiscal y emita un nuevo e-CF (el anterior queda en el historial).
"No encuentro un contacto que sé que existe"
Verifique el filtro de Activos - puede estar inactivo. Cambie a Todos y busque de nuevo.