- Vaya a Ventas → Vendedores
- Haga clic en Agregar Vendedor
- Complete:
- Código — identificador corto (ej: VP01)
- Nombre, email, teléfono
- Tasa de comisión — porcentaje sobre ventas (ej: 0.05 = 5%)
- Guarde
En el formulario de contactos, seleccione el vendedor asignado al cliente. Esto vincula las ventas futuras de ese cliente al vendedor.
El pipeline le permite hacer seguimiento a las oportunidades de negocio desde el primer contacto hasta el cierre.
| Etapa |
Probabilidad |
Descripción |
| Lead |
10% |
Prospecto inicial |
| Calificado |
25% |
Interés confirmado |
| Propuesta |
50% |
Se envió cotización |
| Negociación |
75% |
Negociando términos |
| Ganado |
100% |
Venta cerrada |
| Perdido |
0% |
Oportunidad descartada |
Vaya a Ventas → Pipeline para ver el tablero visual:
- Cada columna representa una etapa
- Cada tarjeta muestra: título, cliente, valor estimado, vendedor
- Arrastre tarjetas entre columnas para cambiar la etapa
- Los encabezados de columna muestran la cantidad de oportunidades y el valor total
- Haga clic en Nueva Oportunidad
- Complete:
- Título — nombre descriptivo del negocio
- Cliente — contacto asociado
- Vendedor — responsable del seguimiento
- Valor estimado — monto esperado de la venta
- Fecha estimada de cierre
- Notas — información adicional
- Se crea en la columna "Lead"
- Desde la columna "Negociación", haga clic en Ganar para cerrar exitosamente
- Desde cualquier etapa, haga clic en Perder — se le pedirá la razón
En cada oportunidad puede registrar actividades:
- Nota, Llamada, Email, Reunión, Tarea
- Cada actividad incluye descripción y fecha
- Esto crea un historial de interacciones con el cliente
Cuando crea una factura de CxC y selecciona un vendedor, la comisión se calcula automáticamente:
Comisión = Monto de factura × Tasa de comisión del vendedor
- Pendiente — la comisión se crea automáticamente
- Aprobada — un gerente verifica y aprueba
- Pagada — se registra el pago al vendedor
Gestione comisiones en Ventas → Comisiones. Filtre por vendedor, estado o fecha.
Envíe emails automáticos a clientes con facturas pendientes.
- Vaya a Ventas → Recordatorios
- Haga clic en Agregar Recordatorio
Pestaña Recordatorio:
- Nombre — para identificar la regla
- Asunto — línea de asunto del email
- Responder a — dirección de respuesta
- Adjuntar PDF — incluir la factura como PDF
- Formato — Texto plano o HTML
- Cuerpo del mensaje — puede usar variables:
| Variable |
Se reemplaza por |
{{.CustomerName}} |
Nombre del cliente |
{{.InvoiceNumber}} |
Número de factura |
{{.DueDate}} |
Fecha de vencimiento |
{{.Balance}} |
Saldo pendiente |
{{.CompanyName}} |
Nombre de su empresa |
{{.DaysOverdue}} |
Días de atraso |
Pestaña Recurrencia:
- Frecuencia — Solo una vez, Diario, Semanal, Mensual
- Enviar recordatorio — X días Antes/Después del vencimiento
- Solo facturas con saldo — incluir solo facturas no pagadas
- Activo — activar o pausar la regla
Haga clic en el botón Test junto a cualquier regla para enviar los recordatorios ahora (solo se envían a facturas que cumplan los criterios).
El sistema nunca envía el mismo recordatorio a la misma factura más de una vez por día, aunque ejecute la regla manualmente varias veces.
El panel en Ventas → Dashboard muestra:
- KPIs: Ingresos totales, Comisiones, Facturas, Vendedores activos
- Estadísticas de cierre: Negocios ganados/perdidos, Tasa de éxito, Días promedio de cierre
- Gráficos: Embudo del pipeline, Ingresos por mes, Ingresos por vendedor
- Top 5 Oportunidades abiertas por valor
- Desglose por Vendedor — tabla con ingresos, facturas y comisiones
En Ventas → Reportes encuentre:
- Valor del Pipeline — total de oportunidades abiertas
- Pronóstico Ponderado — valor × probabilidad de cada oportunidad
- Gráfico de Ganados/Perdidos — proporción visual
- Distribución por Etapa — cuántas oportunidades en cada etapa
- Rendimiento por Vendedor — negocios ganados, valor, tasa de conversión
Una cotización (quote) es una oferta formal con precios e ítems específicos que se le hace al cliente antes de cerrar la venta. En Axentra la cotización es independiente de la oportunidad: una oportunidad puede tener varias cotizaciones (versiones, ofertas alternativas) o ninguna (cierre directo sin papeleo previo).
Las cotizaciones se manejan desde Cotizaciones en el menú lateral. La pantalla vive bajo el módulo de Contabilidad porque, al aceptarse, una cotización se convierte en una factura AR.
- Cotizaciones → Nueva Cotización
- Seleccione el Cliente (contacto del directorio)
- Ingrese:
- Fecha de la cotización
- Válida hasta (fecha de vencimiento de la oferta)
- Moneda (DOP por defecto) y tasa de cambio si es distinta de DOP
- Notas (condiciones, garantías, observaciones que aparecen en el PDF)
- Agregue renglones (líneas):
- Producto (autocompletado del catálogo de Inventario) o descripción libre si es un servicio o ítem ad-hoc
- Cantidad, Precio unitario, Descuento %, Tasa de ITBIS (típicamente 18% o 0%)
- El sistema calcula descuento, ITBIS y total de línea automáticamente
- Guardar - la cotización queda en estado Borrador
| Estado |
Significado |
Quién lo dispara |
| Borrador |
Recién creada, todavía editable. |
Sistema, al crear |
| Enviada |
Compartida con el cliente. Ya no es editable. |
Usuario con permiso sales.quote.post |
| Aceptada |
El cliente aceptó los términos. Lista para convertir a factura. |
Usuario con permiso sales.quote.manage |
| Rechazada |
El cliente no aceptó (lleva motivo). |
Usuario con permiso sales.quote.manage |
| Vencida |
Pasó la fecha Válida hasta sin aceptarse. |
Manual o por revisión |
| Convertida |
Se convirtió en factura AR. Estado terminal. |
Conversión a factura |
Cuando la cotización está lista:
- Abra el cajón lateral de la cotización
- Haga clic en Enviar - la cotización pasa a Enviada
- Descargue el PDF con el botón Imprimir o Descargar PDF
- Envíe el PDF al cliente por email o WhatsApp
Una vez en estado Enviada, los renglones quedan congelados. Para cambiar precios, marque la cotización como Rechazada (con motivo "ajuste de precio") y duplíquela, o cree una nueva versión.
Cuando el cliente responde:
- Aceptar - haga clic en Aceptar. La cotización pasa a Aceptada.
- Rechazar - Rechazar y escriba el motivo en el cuadro de diálogo. La cotización pasa a Rechazada y el motivo queda visible en el historial.
El motivo del rechazo es útil para análisis posterior: si perdió por precio, por tiempo de entrega o por la competencia. Acumular motivos permite identificar patrones.
Una vez Aceptada (o desde Borrador/Enviada en casos especiales):
- Abra la cotización
- Haga clic en Convertir a Factura
- Ingrese la Fecha de Vencimiento de la factura (cuándo debe pagar el cliente)
- Confirmar
Axentra hace lo siguiente:
- Crea una Factura AR en estado Borrador con los renglones, precios e ITBIS de la cotización
- Vincula el ID de la factura al campo
convertedInvoiceID de la cotización
- Cambia el estado de la cotización a Convertida (terminal)
Después puede postear la factura desde el módulo de Contabilidad para asentar el GL y, si aplica, emitir el e-CF.
- Las cotizaciones en estado Borrador son completamente editables: agregue/quite renglones, cambie precios, ajuste descuentos.
- Las cotizaciones en moneda distinta a DOP se guardan con la tasa de cambio vigente en la fecha de creación. Al convertir a factura, el comportamiento por defecto es preservar la tasa original para respetar la oferta hecha al cliente.
- Una cotización Vencida se puede reabrir cambiando manualmente el estado a Borrador (con permiso correspondiente) y actualizando la fecha Válida hasta.
| Permiso |
Habilita |
sales.read:own |
Ver cotizaciones propias (vendedor) |
sales.read:all |
Ver cotizaciones de toda la empresa |
sales.quote.manage |
Crear, editar, aceptar, rechazar |
sales.quote.post |
Enviar al cliente (Borrador → Enviada) |
ar.invoice.create |
Convertir cotización en factura AR |
Los roles SALESPERSON y MANAGER vienen con sales.quote.*. La conversión a factura suele estar en manos de ACCOUNTANT o MANAGER porque cruza al módulo de Contabilidad. Para roles personalizados ver Roles y Permisos.