El módulo contable de Axentra implementa un sistema de partida doble completo con soporte para múltiples monedas, reportes fiscales dominicanos y automatización de asientos.
Las cuentas se organizan en un árbol, donde cada cuenta puede tener subcuentas:
1 - Activos
1.1 - Activos Corrientes
1.1.1 - Efectivo y Equivalentes
1.1.1.01 - Caja General
1.1.1.02 - Banco Popular
1.1.2 - Cuentas por Cobrar
1.2 - Activos Fijos
1.2.1 - Mobiliario y Equipo
2 - Pasivos
2.1 - Pasivos Corrientes
2.1.1 - Cuentas por Pagar
2.1.2 - ITBIS por Pagar
3 - Capital
4 - Ingresos
5 - Gastos
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Activo | Lo que la empresa posee |
| Pasivo | Lo que la empresa debe |
| Capital | Inversión de los socios + utilidades |
| Ingreso | Dinero que entra por ventas o servicios |
| Gasto | Dinero que sale por operaciones |
Cada tipo se divide en clases más específicas:
| Clase | Tipo | Uso |
|---|---|---|
| Activo Corriente | Activo | Efectivo, CxC, inventario |
| Activo Fijo | Activo | Equipos, vehículos, propiedades |
| Pasivo Corriente | Pasivo | CxP, impuestos, nómina |
| Pasivo a Largo Plazo | Pasivo | Préstamos bancarios |
| Capital Social | Capital | Aportes de socios |
| Utilidades Retenidas | Capital | Ganancias acumuladas |
| Ingresos Operativos | Ingreso | Ventas principales |
| Otros Ingresos | Ingreso | Intereses, ganancias cambiarias |
| Costo de Ventas | Gasto | Costo de la mercancía vendida |
| Gastos Operativos | Gasto | Alquiler, sueldos, servicios |
| Otros Gastos | Gasto | Pérdidas, multas |
Solo las cuentas publicables aparecen como opciones al crear asientos.
Un asiento de diario registra una transacción contable. La regla de oro: total de débitos = total de créditos.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 5.1.1.01 - Gasto de Alquiler | RD$25,000 | |
| 1.1.1.01 - Caja General | RD$25,000 |
| Estado | Significado | Acciones |
|---|---|---|
| Borrador | Aún no publicado, se puede editar o eliminar | Editar, Publicar, Eliminar |
| Publicado | Afecta los saldos, número secuencial asignado | Solo Revertir |
| Revertido | Se creó un asiento inverso para anularlo | Solo lectura |
Al publicar:
Si cometió un error:
Cada línea del asiento puede tener su propia moneda y tasa de cambio:
¿Está en el lugar correcto?
Las pantallas de Cuentas por Cobrar dentro de Contabilidad son herramientas de contador: piden totales (subtotal + ITBIS) sin líneas por producto, ideales para registrar ajustes, facturas históricas que no pasan por inventario, o casos especiales. No descuentan stock y no enlazan productos.
Si quiere facturar una venta de productos del día a día, use el módulo Facturación → Cobrar (no este). Esa ruta es de alto nivel: arma la factura por líneas escogiendo productos del inventario, calcula automáticamente precios, ITBIS y descuentos por línea, descuenta stock, emite el e-CF y registra el asiento contable. Es lo que un usuario sin formación contable necesita usar.
Recuerde: esta pantalla no toca inventario. Si la factura corresponde a una venta de productos, créela desde Facturación → Cobrar para que el stock baje correctamente.
| Estado | Color | Significado |
|---|---|---|
| Abierta | Azul | Pendiente de cobro |
| Parcial | Amarillo | Se ha cobrado una parte |
| Pagada | Verde | Cobrada en su totalidad |
| Vencida | Rojo | Pasó la fecha de vencimiento sin pagar |
| Anulada | Gris | Cancelada (se revierte el asiento) |
Las facturas abiertas se marcan como vencidas automáticamente cuando pasa la fecha de vencimiento.
Solo se pueden anular facturas en estado Abierta o Vencida:
Para devoluciones o descuentos después de facturar:
Vea cuánto le deben sus clientes y hace cuánto tiempo:
| Período | Monto |
|---|---|
| Corriente (no vencido) | RD$150,000 |
| 1-30 días vencido | RD$45,000 |
| 31-60 días vencido | RD$12,000 |
| 61-90 días vencido | RD$8,000 |
| Más de 90 días | RD$3,500 |
Se puede generar a cualquier fecha (no solo hoy) y filtrar por cliente.
Vea el historial completo de un cliente:
Vaya a Contabilidad → Estado de Cuenta y seleccione el contacto.
¿Está en el lugar correcto?
Igual que CxC, las pantallas de Cuentas por Pagar dentro de Contabilidad son herramientas de contador: registran la factura del proveedor con un solo total (subtotal + ITBIS + impuestos) sin desglose por producto. No reciben mercancía y no actualizan inventario.
Si está registrando una compra de productos que entran a almacén, use el módulo Facturación → Pagar. Esa ruta es de alto nivel: arma la factura por líneas escogiendo productos del inventario, calcula los costos, ITBIS y retenciones por línea, registra la recepción de mercancía en el almacén que usted elija, y deja el asiento contable cuadrado. Es lo que un usuario sin formación contable necesita usar.
Recuerde: esta pantalla no toca inventario. Si la factura corresponde a una compra de productos para almacén, créela desde Facturación → Pagar para que la mercancía entre correctamente.
A diferencia de CxC, las facturas de proveedores pueden tener múltiples líneas de impuesto:
Mismo flujo que cobros de CxC pero en sentido inverso:
Reporte similar al de CxC pero para sus deudas con proveedores. Le ayuda a priorizar qué pagar primero.
Borrador → Enviada → Aceptada → Convertida a Factura
→ Rechazada
→ Vencida (pasó la fecha de validez)
| Acción | Qué Hace |
|---|---|
| Enviar | Marca la cotización como enviada al cliente |
| Aceptar | El cliente aceptó — lista para convertir |
| Rechazar | El cliente rechazó — puede registrar el motivo |
| Convertir a Factura | Crea una factura de CxC con los mismos datos — seleccione la fecha de vencimiento |
Cada cotización recibe un número secuencial automático para referencia.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Abierto | Se pueden publicar asientos en este período |
| Cerrado | No se aceptan nuevos asientos (se puede reabrir) |
| Bloqueado | Cerrado permanentemente (después de auditoría) |
Al final del año:
Vea el historial completo de movimientos de cualquier cuenta contable:
Las cuentas padre se muestran con totales acumulados. Haga clic para expandir y ver las subcuentas.
Vista cronológica de todos los asientos publicados:
Ideal para revisión y auditoría del día a día.
Reporte de la posición financiera de la empresa:
El ITBIS al 18% viene preconfigurado.
Ingrese las tasas de cambio diarias para las monedas que use (USD, EUR, etc.):
Cuando las tasas de cambio cambian, las facturas abiertas en moneda extranjera deben ajustarse:
Configure qué cuentas contables se usan automáticamente en cada situación:
Para cada tipo de movimiento, defina las cuentas de débito y crédito:
| Movimiento | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Compra | Inventario | CxP |
| Venta | Costo de Ventas | Inventario |
| Ajuste positivo | Inventario | Ajuste de Inventario |
| Ajuste negativo | Ajuste de Inventario | Inventario |
| Desecho | Pérdidas | Inventario |
Para cada método de pago en POS, defina la cuenta de efectivo:
| Método | Cuenta |
|---|---|
| Efectivo | 1.1.1.01 - Caja |
| Transferencia | 1.1.1.02 - Banco |
| Tarjeta de Crédito | 1.1.2.02 - Tarjetas |
| Cheque | 1.1.2.03 - Cheques |
| Configuración | Cuenta |
|---|---|
| Cuentas por Cobrar | 1.1.2.01 |
| Ingresos | 4.1.1.01 |
| ITBIS por Pagar | 2.1.2.01 |
| Cuentas por Pagar | 2.1.1.01 |
| Ganancias Cambiarias | 4.2.2.01 |
| Pérdidas Cambiarias | 5.4.1.03 |
Vaya a Contabilidad → Mapeo de Cuentas para configurar.
El formato 606 reporta a la DGII todas las compras del período:
El formato 607 reporta todas las ventas del período:
Resumen del ITBIS cobrado (por ventas) vs ITBIS pagado (por compras):
Cada acción en el módulo contable queda registrada:
Puede filtrar por:
El registro es inmutable — nadie puede borrar o modificar las entradas de auditoría.
El sistema genera asientos contables automáticamente en estas situaciones:
| Origen | Asiento Generado |
|---|---|
| Venta en POS | DR Efectivo/Banco, CR Ingresos + ITBIS por Pagar |
| Factura de CxC | DR CxC, CR Ingresos + ITBIS por Pagar |
| Cobro de CxC | DR Efectivo/Banco, CR CxC |
| Factura de CxP | DR Gastos/Inventario, CR CxP |
| Pago de CxP | DR CxP, CR Efectivo/Banco |
| Movimiento de inventario | Según mapeo configurado |
| Nota de crédito | Reversa del asiento original |
| Depreciación de activos | DR Gasto Depreciación, CR Depreciación Acumulada |
| Revaluación cambiaria | DR/CR Ganancia/Pérdida Cambiaria |
| Conciliación bancaria | Según cuenta seleccionada |
Esto elimina la necesidad de crear asientos manuales para las operaciones rutinarias.