El módulo de Concesionario está diseñado para dealers de vehículos en República Dominicana: nuevos, usados y certificados de uso. Cubre el ciclo completo de la operación, desde que el vehículo entra al inventario hasta que se entrega al cliente, incluyendo financiamiento, intercambios (trade-in), comisiones de vendedores y los asientos contables que se generan automáticamente al cerrar la venta.
A diferencia de los productos del Inventario tradicional, un vehículo es un activo individual con historia propia: VIN único, kilometraje, color exterior e interior, placa, matrícula, SOAT. Por eso el módulo trata cada unidad como una entidad separada, no como una cantidad sobre un SKU.
| Término | Significado |
|---|---|
| VIN | Número de identificación vehicular de 17 caracteres. Es la llave única de cada unidad. |
| Stock Number | Número correlativo interno del concesionario (ej. VH-2026-001). Se genera automático al dar de alta el vehículo. |
| Vehículo | Una unidad física del inventario, con VIN, costo, precio de lista y estado. |
| Trato (Deal) | Negociación que asocia un vehículo, un cliente, un vendedor y un esquema de financiamiento. |
| Intercambio (Trade-In) | Vehículo que el cliente entrega como parte de pago. Tiene tasación propia y, al aceptarse, ingresa al inventario como usado. |
| Comisión | Pago al vendedor calculado en función de la utilidad bruta o un monto fijo por unidad. |
| Add-On | Accesorio o servicio adicional facturado dentro del trato (polarizado, financiamiento, antióxido). Puede ser gravable o no. |
Antes de operar el concesionario hay tres pasos que se hacen una sola vez.
Los vendedores se cargan como empleados desde el módulo de Nómina. No es necesario que tengan una corrida de nómina activa: basta con que existan en la maestra de empleados para poder asignarles tratos y reglas de comisión.
Vaya a Concesionario → Comisiones → Reglas.
Para cada vendedor:
precio de venta - costo) o Monto Fijo por Unidad10 para 10%RD$ 8,000Un vendedor puede tener varias reglas activas a la vez (por ejemplo, una para Nuevos al 8% y otra para Usados al 12%). Al cerrarse el trato, Axentra elige la regla más específica vigente para la condición del vehículo.
El módulo asienta automáticamente cada venta en el libro mayor (ver Contabilidad). Estas cuentas deben existir en el plan de cuentas con los códigos siguientes:
| Cuenta | Código | Uso |
|---|---|---|
| Caja | 1.1.1.01 | Pago al contado |
| Cuentas por Cobrar | 1.1.2.01 | Financiamiento del propio dealer |
| Documentos por Cobrar | 1.1.3.01 | Financiamiento bancario |
| Inventario - Vehículos Nuevos | 1.1.4.02 | Vehículos en stock con condición Nuevo |
| Inventario - Vehículos Usados | 1.1.4.03 | Vehículos Usados o Certificados de Uso |
| ITBIS por Pagar | 2.1.2.01 | 18% sobre la base gravable |
| Comisiones por Pagar | 2.1.3.07 | Provisión a favor del vendedor |
| Ventas - Vehículos Nuevos | 4.1.2.01 | Ingreso por venta de unidad nueva |
| Ventas - Vehículos Usados | 4.1.2.02 | Ingreso por venta de unidad usada |
| Ventas - Accesorios | 4.1.2.03 | Ingreso por add-ons (polarizado, antióxido) |
| Costo de Ventas - Nuevos | 5.1.2.01 | Salida de inventario al entregar |
| Costo de Ventas - Usados | 5.1.2.02 | Salida de inventario de usados |
| Comisiones (Gasto) | 5.2.1.06 | Gasto por comisión del vendedor |
El plan de cuentas estándar de Axentra ya incluye estos códigos. Si su plan está modificado, verifique que existan antes de cerrar el primer trato; de lo contrario el asiento fallará.
Vaya a Concesionario → Inventario.
El Stock Number se genera automático con el formato VH-YYYY-NNN.
Un vehículo recorre estos estados durante su vida en el concesionario:
| Estado | Cuándo |
|---|---|
| Disponible | Recién ingresado o liberado de un trato cancelado. Puede venderse. |
| Reservado | Tiene un trato en Borrador o Aprobado. No puede asignarse a otro trato. |
| Vendido | El trato se entregó. La unidad sale del inventario disponible. |
| Demo | Unidad asignada a pruebas de manejo. No se vende mientras esté en este estado. |
| En Tránsito | Unidad en camino al concesionario, todavía no recibida físicamente. |
| Intercambio | Unidad recibida como trade-in. Se reincorpora al inventario al aceptarse la tasación. |
Desde la lista, haga clic sobre la fila o el icono de lápiz. Puede modificar:
El VIN no se puede cambiar después de creada la unidad. Si entró mal, debe dar de baja la ficha y crear una nueva.
El cliente entrega un vehículo como parte del pago. El concesionario lo tasa y, si acepta, lo recibe como inventario usado.
Vaya a Concesionario → Intercambios.
Cuando el cliente acepta el valor:
Al aceptar, Axentra hace tres cosas:
ResultVehicleID)Si el cliente no acepta la oferta o el vehículo no se recibe, marque la tasación como Rechazada. Queda en el historial pero no afecta inventario.
Un trato es la negociación entre el concesionario y el cliente para vender un vehículo. Tiene un ciclo de vida controlado y, al cerrarse, dispara los asientos contables.
Vaya a Concesionario → Tratos.
Mientras el trato está en Borrador, puede agregar accesorios:
Ejemplos típicos: polarizado, alfombras, antióxido, garantía extendida, gastos de financiamiento.
Los add-ons no gravables (como ciertos cargos de financiamiento) no entran en la base del 18%.
| Estado | Significado | Quién puede pasarlo al siguiente |
|---|---|---|
| Borrador | Recién creado, en negociación. Se pueden editar precios, agregar/quitar add-ons, cambiar financiamiento. | Permiso dealer.deal.approve |
| Aprobado | Términos cerrados. Ya no se modifican add-ons ni precios. Esperando entrega física. | Permiso dealer.deal.deliver |
| Entregado | Unidad entregada al cliente. Asienta GL, calcula comisión, marca vehículo Vendido. Estado terminal. | - |
| Cancelado | El cliente desistió o el trato no se concretó. Libera el vehículo a Disponible. | Permiso dealer.deal.cancel |
| Anulado | Reservado para anulaciones posteriores a entrega (con reverso de GL). Ver Anulación más abajo. | - |
Cuando los términos están cerrados, haga clic en Aprobar. El trato pasa a Aprobado y queda bloqueado para edición.
Este es el paso que dispara la operación contable. Haga clic en Entregar. Axentra ejecuta en orden:
Si cualquier paso falla (por ejemplo, una cuenta del plan no existe o el período fiscal está cerrado), el trato no avanza y queda en Aprobado para corregir el problema.
Mientras el trato esté en Borrador o Aprobado, puede cancelarse:
El vehículo vuelve a estado Disponible y puede asignarse a otro trato.
Al entregar un trato (estado Entregado), Axentra genera automáticamente un asiento de doble partida con hasta 8 líneas. La estructura cambia según la condición del vehículo y el tipo de financiamiento.
Ejemplo: trato Bancario por una unidad Nueva con costo RD$ 1,200,000, precio de venta RD$ 1,500,000, polarizado RD$ 15,000 (gravable), ITBIS 18% sobre base gravable, comisión del vendedor 8% sobre utilidad bruta.
| Cuenta | Código | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| Documentos por Cobrar | 1.1.3.01 | 1,787,700 | |
| Ventas - Vehículos Nuevos | 4.1.2.01 | 1,500,000 | |
| Ventas - Accesorios | 4.1.2.03 | 15,000 | |
| ITBIS por Pagar | 2.1.2.01 | 272,700 | |
| Costo de Ventas - Nuevos | 5.1.2.01 | 1,200,000 | |
| Inventario - Vehículos Nuevos | 1.1.4.02 | 1,200,000 | |
| Comisiones (Gasto) | 5.2.1.06 | 24,000 | |
| Comisiones por Pagar | 2.1.3.07 | 24,000 | |
| Total | 3,011,700 | 3,011,700 |
Detalles importantes:
*.02, Usados y Certificados de Uso por las *.03 y *.02.Venta de vehículo - DL-2026-NNN - Marca Modelo Año.JournalEntryID del trato, así que desde la ficha del trato puede saltar directo al asiento en Contabilidad.Vaya a Concesionario → Financiamiento. Es una herramienta independiente del flujo de tratos para cotizar opciones con el cliente.
Ingrese:
Haga clic en Calcular. Resultados:
La calculadora no guarda nada en base de datos. Es solo para la conversación con el cliente.
Cada vez que se entrega un trato, Axentra genera automáticamente un Estado de Comisión que registra:
Vaya a Concesionario → Comisiones → Estados y filtre por vendedor y rango de fechas para ver qué comisiones están provisionadas pero no pagadas.
Las comisiones acumuladas en 2.1.3.07 Comisiones por Pagar se liquidan típicamente con la corrida de Nómina o con un pago directo:
2.1.3.07 como contrapartida.Concesionario → Inventario muestra una vista o reporte de Aging (vehículos por días en stock). Sirve para identificar unidades que llevan demasiado tiempo sin moverse y reaccionar con descuentos o promociones.
Disponible para roles con permiso sales.read:all. Para un rango de fechas, lista por vendedor:
Útil para evaluación mensual o comparación de equipos.
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
dealer.read |
Ver inventario, tratos, intercambios y reportes |
dealer.vehicle.manage |
Crear y editar vehículos |
dealer.deal.create |
Crear tratos y administrar add-ons |
dealer.deal.approve |
Aprobar tratos (Borrador → Aprobado) |
dealer.deal.deliver |
Entregar tratos (Aprobado → Entregado, dispara GL y comisión) |
dealer.deal.cancel |
Cancelar tratos |
dealer.tradein.manage |
Crear, aceptar y rechazar tasaciones |
dealer.commission.manage |
Configurar reglas y consultar estados de comisión |
Los roles que ya vienen seteados: DEALER tiene dealer.* excepto commission.manage. MANAGER y ADMIN tienen dealer.* completo. SALESPERSON solo dealer.read y dealer.deal.create. Para detalles de cómo crear roles personalizados ver Roles y Permisos.
EmployeeID."No se puede crear el trato: vehículo no disponible"
El vehículo está en estado distinto a Disponible o Demo. Verifique que no esté Reservado por otro trato activo.
"El asiento no se postea: cuenta no existe"
Falta una de las cuentas del plan listadas arriba. Vaya a Contabilidad → Plan de Cuentas y asegúrese de que los códigos 1.1.4.02, 4.1.2.01, 5.1.2.01, etc., existan y estén activos.
"El asiento no se postea: período cerrado"
El período fiscal de la fecha de entrega ya se cerró. Reabra el período (permiso gl.period.reopen) o entregue el trato cuando el período abierto cambie.
"La regla de comisión no aplica"
Verifique que el vendedor tenga al menos una regla activa con fecha efectiva anterior a la entrega y condición compatible con el vehículo (o sin condición específica).