Las suscripciones automatizan la facturación recurrente. En lugar de teclear la misma factura cada mes, usted define un plan una sola vez y Axentra genera una factura proforma (no fiscal) en cada ciclo. Cuando el cliente paga, la proforma se convierte en un e-CF fiscal con su asiento contable, sin recapturar los datos.
Ideal para servicios, mantenimiento, membresías, planes de internet (ISP) y cualquier cobro que se repite en el tiempo.
Proforma vs. factura fiscal. La proforma es un documento interno para presentarle el cargo al cliente antes de cobrar. No es un comprobante fiscal y no consume NCF. El comprobante fiscal (e-CF) se emite solo al registrar el pago.
| Concepto | Qué es |
|---|---|
| Plan | Plantilla reutilizable: frecuencia, modalidad de cobro, líneas de producto, gracia y términos. |
| Suscripción | Un cliente suscrito a un plan (o creada a la medida). Genera una proforma por ciclo. |
| Proforma | La factura no fiscal de un ciclo. Al pagarse se convierte en e-CF. |
| Modalidad de cobro | Anticipado (prepago) o Vencido (postpago). Define cuándo se emite y vence la proforma. |
| Día de anclaje | El día del período. Se toma de la fecha de inicio de la suscripción. |
Un plan es una plantilla. Crear la suscripción desde un plan copia (congela) sus valores en ese momento; editar el plan después no altera las suscripciones ya creadas (snapshot).
Los planes se pueden archivar cuando dejan de ofrecerse: no se pueden usar para crear nuevas suscripciones, pero las existentes siguen funcionando.
| Modalidad | Cuándo se emite la proforma | Cuándo vence | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Anticipado (prepago) | Al inicio del período (o los días de anticipación antes) | El día en que arranca el período | Netflix, Spotify, un gimnasio |
| Vencido (postpago) | Al cerrar el período | Cierre del período más los términos de pago | Consumo de internet o luz del mes ya usado |
En Anticipado el cliente paga por adelantado: la suscripción no se activa hasta registrar el primer pago (pensado para cuando se integren pasarelas de pago). En Vencido la suscripción se activa de una vez y factura al final de cada ciclo.
La fecha de fin no puede ser anterior a la primera fecha de cobro: Axentra la rechaza al crearla para no dejar una suscripción que nunca podría facturar.
| Estado | Significado | Cómo se llega |
|---|---|---|
| Borrador | Creada, aún no factura. | Al crearla |
| Activa | Factura en cada ciclo. | Vencido: botón Activar. Anticipado: al registrar el pago de su primera proforma. |
| Suspendida | Una proforma pasó su período de gracia sin pagarse. | Automático (barrido de morosidad) |
| Cancelada | Terminada de forma definitiva. | Botón Cancelar (terminal) |
Acciones desde el cajón lateral de la suscripción: Activar, Pausar/Reanudar, Cancelar, Editar, Cambiar de plan y Generar proforma.
Para una suscripción Anticipada el botón "Activar" no basta: primero hay que cobrar.
Si intenta activar una suscripción anticipada sin pago, Axentra se lo indica con un mensaje pidiéndole registrar el primer pago.
Desde el cajón de la suscripción, Cambiar de plan copia la frecuencia, modalidad, gracia, términos y renglones del nuevo plan sobre la suscripción y recalcula la próxima fecha de cobro.
Si aún no hay período por facturar, el sistema lo indica: la proforma se generará en la próxima fecha de cobro.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Emitida, por cobrar. |
| Convertida | Pagada (o convertida): generó la factura fiscal. Terminal. |
| Anulada | Se descartó manualmente. |
| Vencida | Pasó el período de gracia sin pagarse (dispara la suspensión). |
Cada proforma muestra su período (inicio y fin), fecha de emisión, fecha de vencimiento y fecha límite de gracia. Puede descargarla en PDF ("FACTURA PROFORMA") para enviarla al cliente.
Axentra entonces:
Convertir sin cobrar. Si necesita emitir el comprobante fiscal pero el cliente aún no ha pagado, use Convertir (en vez de Registrar pago): genera la factura fiscal en estado abierto, sin registrar el pago, para cobrarla después.
Cada proforma calcula su fecha límite de gracia (fecha de vencimiento más los días de gracia del plan). Un barrido diario:
Para reactivar una suscripción suspendida, registre el pago de la proforma vencida: al convertirse, la suscripción vuelve a Activa.
Si el correo SMTP está configurado (ver Configuración), Axentra envía recordatorios automáticos por cada proforma pendiente:
| Recordatorio | Cuándo se envía |
|---|---|
| Antes del vencimiento | Unos días antes de la fecha de vencimiento |
| El día del vencimiento | El mismo día que vence |
| En mora | Vencida pero todavía dentro del período de gracia |
Los recordatorios son idempotentes: no se envía el mismo aviso a la misma proforma más de una vez por día.
| Permiso | Habilita |
|---|---|
subscription.subscription.create |
Crear suscripciones |
subscription.subscription.read |
Ver suscripciones |
subscription.subscription.update |
Editar, pausar/reanudar, cambiar de plan |
subscription.subscription.cancel |
Cancelar suscripciones |
subscription.proforma.read |
Ver el historial de proformas |
subscription.billing.run |
Generar proformas y registrar pagos/conversiones |
subscription.plan.* |
Crear, editar y archivar planes |
La conversión de una proforma a factura fiscal cruza al módulo de Contabilidad y, cuando aplica, emite un e-CF. Para roles personalizados ver Roles y Permisos.